Archivieren
Sie Ihre E-Mails
Geschäftliche E-Mails und Belege müssen – abhängig von ihrem Inhalt – sechs, acht oder zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Ihr Postfach allein erfüllt das nicht. Wir schon.
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Rechtssichere E-Mail-Archivierung - eingerichtet, betrieben
und betreut von Leopold Netzwerke
und betreut von Leopold Netzwerke
GoBD, HGB und Abgabenordnung verpflichten Unternehmen, geschäftsrelevante E-Mails je nach Inhalt sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren – Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Unterlagen zum Jahresabschluss zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) – vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar. Ein gewöhnliches Postfach leistet das nicht, auch nicht in Microsoft 365. Wir übernehmen das für Sie: Als IT-Systemhaus aus Zimmern ob Rottweil richten wir Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher ein und betreiben sie dauerhaft – wahlweise auf Ihrem Server oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Als Werkzeug setzen wir dabei auf MailStore by OpenText, eine bewährte Archivierungslösung für den Mittelstand.
Rechtliche Konformität
und Datenschutz
und Datenschutz
Geschäftsrelevante E-Mails unterliegen nach GoBD, HGB und Abgabenordnung Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahren für Buchungsbelege und bis zu zehn Jahren für Unterlagen zum Jahresabschluss – und müssen dabei vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar bleiben. Wir setzen diese Vorgaben mit MailStore by OpenText revisionssicher für Sie um und achten bei der Einrichtung darauf, dass auch die DSGVO gewahrt bleibt, etwa beim Umgang mit privaten E-Mails Ihrer Mitarbeiter. Im Streitfall verfügen Sie so über ein belastbares, manipulationssicheres Archiv Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz.
Vorbereitung und Planung -
Der Schlüssel zum Erfolg
Der Schlüssel zum Erfolg
Wir legen großen Wert auf eine gründliche Vorbereitung und detaillierte Planung bei der Einführung Ihrer E-Mail-Archivierung. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur, klären die rechtlichen Anforderungen und definieren die passende Archivierungsstrategie für Ihr Unternehmen. Diese sorgfältige Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für eine reibungslose Einführung von MailStore Server und einen zuverlässigen Betrieb Ihres E-Mail-Archivs.
E-Mail-Archivierung
für Microsoft 365
für Microsoft 365
Viele unserer Kunden aus der Region Rottweil, Villingen-Schwenningen und Schramberg nutzen Exchange Online – und gehen davon aus, dass Microsoft die Archivierung gleich mit erledigt. Das ist ein Irrtum: Ein Microsoft-365-Postfach ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Gelöschte oder veränderte E-Mails sind dort nicht dauerhaft nachweisbar. Wir binden Ihre Microsoft-365-Postfächer direkt an das E-Mail-Archiv an, sodass jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch und unveränderbar archiviert wird – unabhängig davon, was im Postfach später gelöscht wird. So bleibt Ihr Archiv auch in Ihrer eigenen Hand statt allein beim Cloud-Anbieter.
Reduzierung des Speicherbedarfs
Einmal archivierte E-Mails müssen nicht dauerhaft auf dem Mailserver liegen. Wir konfigurieren Regeln, die E-Mails nach der Archivierung vom Server löschen – abgestimmt auf Ihre Aufbewahrungsfristen. De-Duplizierung und Komprimierung im Archiv halten den Speicherbedarf zusätzlich klein und entlasten Ihren Mailserver spürbar.
Vereinfachung von
Backup und Restore
Backup und Restore
Ein schlanker Mailserver ist schneller gesichert und im Ernstfall schneller wiederhergestellt. Ihre Mitarbeiter stellen versehentlich gelöschte E-Mails per One-Click-Restore selbst aus dem Archiv wieder her – ohne Ticket, ohne Wartezeit. Das entlastet den Alltag und macht die Wiederherstellung im Notfall planbar.
Steigerung der
Produktivität
Produktivität
Ihre Mitarbeiter durchsuchen das gesamte Archiv per Volltextsuche in Sekunden – auch E-Mails von vor Jahren, auch aus Postfächern ausgeschiedener Kollegen, soweit berechtigt. Postfachbegrenzungen gehören der Vergangenheit an. Bei der Einführung weisen wir Ihr Team in die Bedienung ein, damit das Archiv vom ersten Tag an genutzt wird.
Unabhängigkeit
und Sicherheit
und Sicherheit
Ihr Archiv existiert unabhängig von Ihrem E-Mail-Dienst – ob Exchange, Microsoft 365 oder ein anderer Anbieter. Fällt der Dienst aus oder wechseln Sie den Anbieter, bleibt Ihre gesamte E-Mail-Historie erhalten und zugänglich. Auf Wunsch betreiben wir das Archiv in unserem eigenen Rechenzentrum in Deutschland.
Ihr Partner für die
professionelle E-Mail-Archivierung
Von der Planung über die rechtssichere Einrichtung bis zum laufenden Betrieb und Support: Die Leopold Netzwerke GmbH übernimmt Ihre E-Mail-Archivierung als Komplettleistung – auf Ihrem Server oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Als nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziertes Systemhaus wissen wir, wie man mit geschäftskritischen Daten umgeht. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie schnell Ihre Aufbewahrungspflichten sauber erfüllt sind.
Insight Leopold
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