Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Am 1. Januar 2027 beginnt die nächste Stufe: Dann müssen die ersten Unternehmen ihre Rechnungen an andere Unternehmen auch als E-Rechnung ausstellen. Wer bis dahin weiter PDFs per E-Mail verschickt, riskiert Ärger beim Vorsteuerabzug seiner Kunden. Dieser Beitrag zeigt, wen es wann trifft und was in der IT dafür vorbereitet sein muss.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ein gewöhnliches PDF, ein Scan oder ein Foto der Rechnung ist keine E-Rechnung mehr, sondern gilt als „sonstige Rechnung“.

Die Fristen im Überblick

  • Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig.
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen für Leistungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Maßgeblich für 2027 ist also der Umsatz des Jahres 2026. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung – die Einordnung für Ihr Unternehmen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Was das für Ihre IT bedeutet

Die E-Rechnung ist kein reines Buchhaltungsthema. In der Praxis hängen vier Stellen in der IT daran:

  • Rechnungsausgang: Ihre Warenwirtschaft oder Ihr Rechnungsprogramm muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können. Bei vielen Systemen ist dafür ein Update oder ein Zusatzmodul nötig – das sollte vor dem Jahreswechsel getestet sein, nicht danach.
  • Rechnungseingang: E-Rechnungen kommen meist per E-Mail. Sinnvoll ist ein eigenes Postfach für den Rechnungseingang, damit nichts in persönlichen Postfächern liegen bleibt, und ein Programm, das die XML-Daten lesbar anzeigt und prüft.
  • Archivierung: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss im Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden, derzeit acht Jahre. Ein Ausdruck oder die Ablage als PDF im Dateiordner genügt nicht.
  • Freigabe und Übergabe: Wer Rechnungen ohnehin digital bekommt, kann Prüfung, Freigabe und die Übergabe an den Steuerberater gleich mit digitalisieren – das spart die meiste Zeit.

Typische Stolperstellen

  • Der Spamfilter sortiert E-Mails mit XML-Anhang aus. Der E-Mail-Schutz muss E-Rechnungen durchlassen, ohne Schadsoftware durchzulassen.
  • E-Rechnungen landen in persönlichen Postfächern und sind im Urlaub oder nach einem Austritt nicht auffindbar.
  • ZUGFeRD-Rechnungen werden als PDF abgelegt – der maßgebliche XML-Teil wird dabei nicht revisionssicher archiviert.
  • Die Software-Umstellung wird auf Dezember geschoben, wenn Hersteller und Dienstleister ausgebucht sind.

So bereiten Sie sich vor

  • Umsatz 2026 prüfen: Gilt für Sie der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028?
  • Beim Hersteller Ihrer Warenwirtschaft klären, ab welcher Version E-Rechnungen erzeugt werden, und das Update einplanen.
  • Ein zentrales Postfach für den Rechnungseingang einrichten und Lieferanten mitteilen.
  • Archivierung prüfen: Werden E-Rechnungen im Originalformat und unveränderbar aufbewahrt?
  • Mit dem Steuerberater die Übergabe der Daten abstimmen.
  • Einen Testlauf mit einem Kunden und einem Lieferanten machen, bevor es Pflicht wird.

Wie wir Sie unterstützen

Wir betreuen die IT kleiner und mittlerer Unternehmen in der Region Rottweil, Villingen-Schwenningen, Schramberg und Tuttlingen. Für die E-Rechnung richten wir den zentralen Rechnungseingang ein, stimmen den E-Mail-Schutz darauf ab und sorgen für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung. Wer den Schritt zum digitalen Rechnungseingang mit Prüfung, Freigabe und Archiv gehen möchte, bekommt das mit ELO als Dokumentenmanagement – wir sind ELO certified Business Partner.

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Im kostenfreien Erstgespräch (30 Minuten, per Telefon oder Microsoft Teams) klären wir, wo Sie stehen und welche nächsten Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

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