Zuletzt aktualisiert im September 2026. „Ab März 2024 wird die Zeiterfassung zur Pflicht“ – so oder so ähnlich stand es damals überall, auch bei uns. Die Wahrheit ist unbequemer: Die Pflicht gilt längst. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten seiner Beschäftigten erfassen – und zwar vollständig, nicht nur Überstunden. Trotzdem arbeiten viele Betriebe noch mit Excel-Listen, Zetteln oder gar nichts. Zeit, das zu ändern.

Was heute schon gilt

Das BAG hat klargestellt: Aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt schon nach geltendem Recht die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer zu erfassen – ohne Ausnahme für Kleinbetriebe. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Aufzeichnung. Die Form ist bislang nicht vorgeschrieben, theoretisch genügt Papier.

Das Thema ist auch kein zahnloser Tiger: Die Arbeitsschutzbehörden können die Zeiterfassung per Anordnung durchsetzen – das Verwaltungsgericht Hamburg hat solche Anordnungen 2024 bestätigt. Wer eine vollziehbare Anordnung ignoriert, riskiert ein Bußgeld. Unabhängig davon müssen Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit schon immer nach § 16 Abs. 2 ArbZG dokumentiert werden – Verstöße kosten hier bis zu 30.000 Euro. Und bei Streit um Überstunden vor Gericht steht deutlich besser da, wer belastbare Zeitdaten vorlegen kann.

Was als Nächstes kommt: elektronisch wird Standard

Die Reform des Arbeitszeitgesetzes, die 2023 stecken blieb, nimmt gerade neuen Anlauf: Am 18. Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium einen neuen Referentenentwurf vorgelegt. Geplant sind unter anderem die elektronische, taggleiche Erfassung als Regelfall, eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form nur für Betriebe mit höchstens zehn Beschäftigten, nach Betriebsgröße gestaffelte Übergangsfristen (ein Jahr ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre darunter, fünf Jahre für Betriebe unter 50 Beschäftigten) und ein Bußgeldrahmen bis 50.000 Euro – etwa bei fehlender, falscher oder nicht formgerechter Erfassung. Das ist ein Entwurf und noch kein geltendes Recht; beschlossen ist davon nichts – die Richtung ist aber eindeutig: An der digitalen Zeiterfassung führt kein Weg mehr vorbei. Wer jetzt umstellt, erfüllt die heutige Pflicht sauber und ist für das kommende Gesetz gerüstet.

Quellen

  • Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG): bundesarbeitsgericht.de
  • Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 18.06.2026 – Einordnung: Gleiss Lutz, Osborne Clarke

Warum Excel und Stundenzettel nicht reichen

  • Automatische Salden: Gleitzeit, Überstunden und Resturlaub berechnen sich selbst – keine Nachpflege, keine Rechenfehler.
  • Anträge per Klick: Urlaub und Fehlzeiten werden digital beantragt und genehmigt statt per Zettelwirtschaft.
  • Warnung statt Verstoß: Das System erkennt Überschreitungen von Höchstarbeits- und Ruhezeiten – genau das, was der Gesetzgeber künftig auch bei Vertrauensarbeitszeit sehen will.
  • Belastbare Daten: Bei Prüfung durch die Behörde oder Streit vor Gericht zählt, was sauber dokumentiert ist.

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