Fallstudie
Barth
Mechanik GmbH
Neue Server, neue STARFACE-Telefonanlage, alle VMs migriert – und die Wissensdatenbank per ChatGPT abfragbar, mit Rechteverwaltung: Ein Automatisierungsspezialist aus Zimmern ob Rottweil erneuert seine IT.
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Vom Systemhauswechsel zur KI –
eine IT, die mitwächst
Die Barth Mechanik GmbH aus Zimmern ob Rottweil baut Automatisierungslösungen für die Industrie: Greifer, Zuführ- und Ablagesysteme, Roboter- und Fertigungszellen, Sichtprüfsysteme – von der Konstruktion bis zur Inbetriebnahme aus einer Hand. 1989 von Hermann Barth in einer Kellerwerkstatt gegründet, heute ein Familienunternehmen in zweiter Generation unter Geschäftsführer Benjamin Barth. Seit Anfang 2023 betreuen wir die IT – und haben sie in drei Jahren komplett erneuert: neuer Server mit Virtualisierung, Backup, Firewall und WLAN; eine STARFACE-Telefonanlage statt der alten Anlage; Microsoft 365 mit abgesichertem Tenant; Domänencontroller und Fileserver von Windows Server 2016 auf 2022 migriert. Und zuletzt der Schritt, der den Alltag am meisten verändert: die Wissensdatenbank des Unternehmens an ChatGPT angebunden – automatisch aktuell und per Rechteverwaltung für berechtigte Mitarbeitende direkt im Chat abfragbar.
1989
gegründet, Familienunternehmen in zweiter Generation
2023
Systemhauswechsel: neuer Server, Backup, Firewall und WLAN
STARFACE
Telefonanlage statt Alt-System – virtualisiert auf dem eigenen Server
2016 → 2022
Windows Server: Domänencontroller und Fileserver migriert
1 Chat
für die Wissensdatenbank – in ChatGPT, automatisch aktuell, nur für Berechtigte
AusgangslageEin Automatisierer, dessen IT nicht mehr mitkam
Wer Roboterzellen konstruiert und in Betrieb nimmt, arbeitet mit CAD-Daten, Steuerungsprogrammen, Stücklisten und Projektdokumentation – alles muss jederzeit verfügbar sein, im Büro wie in der Montagehalle. Bei Barth Mechanik lief das auf einer Infrastruktur, die über die Jahre gewachsen war: Server auf Windows Server 2016, eine in die Jahre gekommene Telefonanlage, Sicherung und Absicherung ohne durchgängiges Konzept.
Anfang 2023 hat sich Geschäftsführer Benjamin Barth für einen Systemhauswechsel zu Leopold Netzwerke entschieden. Der Einstieg wie immer bei uns: erst eine vollständige Inventur mit unserem Monitoring, dann ein Plan – nicht alles auf einmal, sondern in Etappen, abgestimmt auf Projekte und Auslastung des Betriebs.
Anfang 2023 hat sich Geschäftsführer Benjamin Barth für einen Systemhauswechsel zu Leopold Netzwerke entschieden. Der Einstieg wie immer bei uns: erst eine vollständige Inventur mit unserem Monitoring, dann ein Plan – nicht alles auf einmal, sondern in Etappen, abgestimmt auf Projekte und Auslastung des Betriebs.
Was wir gemacht haben
Vier Etappen in drei Jahren – erst die Basis, dann Telefonie und Wissen, dann die Migration, dann KI. Jede Etappe im laufenden Betrieb, abgestimmt auf die Projekte in der Montagehalle.
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Neue Basis: Server, Backup, Firewall, WLAN (2023)Neuen Server mit Virtualisierung aufgebaut und die Systeme darauf umgezogen. Backup-Konzept mit Veeam eingerichtet: tägliche, monatliche und jährliche Sicherungen auf NAS, Spiegelung auf ein zweites Gerät und zusätzliche externe Sicherung. Sophos-Firewall, WLAN mit getrennten Netzen für Büro, Produktion und Gäste, zentrale Updates und Richtlinien, E-Mail-Archivierung, Passwortmanager und G DATA Managed Endpoint Security auf allen Rechnern. Im zweiten Halbjahr Microsoft 365 eingeführt – mit zentralem Signaturmanagement.
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STARFACE-Telefonanlage und Firmen-Wiki (Winter 2023/24)Die alte Telefonanlage durch eine STARFACE ersetzt – virtualisiert auf dem neuen Server, mit Yealink-Tischtelefonen, Rufnummern und Konfiguration im laufenden Betrieb übernommen. Parallel eine interne Wissensdatenbank als Firmen-Wiki aufgesetzt, in der Barth seither Abläufe, Projektwissen und Dokumentation pflegt. Die Firewall im Frühjahr 2024 auf eine Sophos XGS aktualisiert.
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Servermigration und Microsoft-365-Absicherung (2024)Domänencontroller und Fileserver von Windows Server 2016 auf Windows Server 2022 migriert, alle Freigaben und Berechtigungen sauber übernommen, Alt-Systeme abgeschaltet. Multifaktor-Anmeldung und Zugriffsrichtlinien für Microsoft 365 eingeführt, den Konstruktions-Datenserver auf die neue Umgebung migriert. 2025: Wiederherstellungssimulation aus dem Backup, Umstieg der Arbeitsplätze auf Windows 11, SSL-VPN für den Zugriff von unterwegs.
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Das Firmenwissen in ChatGPT (2026)Die interne Wissensdatenbank (Firmen-Wiki) an ChatGPT angebunden und dafür gesorgt, dass die Inhalte automatisch aktuell bleiben – wer im Wiki etwas ändert, muss nichts zusätzlich pflegen. Welche Mitarbeitenden zugreifen dürfen, regelt eine Rechteverwaltung. Wer berechtigt ist, fragt Abläufe, Projektstände und Dokumentation jetzt direkt im Chat ab, statt in Ordnern zu suchen. Dazu 2026: neue USV, Backup zentral durch unsere Techniker überwacht, eigenes Microsoft-365-Backup, E-Mail-Sicherheit mit Hornetsecurity – und die Begleitung Richtung ISO 27001 mit uns als externem Beauftragten für Informationssicherheit.
Firmenwissen, das antwortet
Ein Firmen-Wiki ist nur so gut wie die Suche darin. Barth Mechanik hatte seine Abläufe, Projektstände und Dokumentation über zwei Jahre sauber im Wiki gepflegt – gefunden hat man es trotzdem nur, wenn man wusste, wo es steht. Also haben wir die Wissensdatenbank an ChatGPT angebunden: ChatGPT greift bei jeder Frage auf den aktuellen Stand des Wikis zu – ohne dass jemand Dateien hochlädt oder Exporte pflegt. Wer zugreifen darf, legt Barth über eine Rechteverwaltung fest. Berechtigte Mitarbeitende stellen ihre Frage im Chat und bekommen die Antwort aus der eigenen Wissensdatenbank.
Das ist für uns der richtige Einstieg in KI im Mittelstand: nicht das große Projekt, sondern der Schritt, der jeden Tag Zeit spart – auf einer Infrastruktur, die vorher in Ordnung gebracht wurde. Denn KI auf einem Server von 2016 ohne Backup-Konzept hilft niemandem.
Das ist für uns der richtige Einstieg in KI im Mittelstand: nicht das große Projekt, sondern der Schritt, der jeden Tag Zeit spart – auf einer Infrastruktur, die vorher in Ordnung gebracht wurde. Denn KI auf einem Server von 2016 ohne Backup-Konzept hilft niemandem.
Das Ergebnis
- Komplett neue Infrastruktur: neuer Server mit Virtualisierung, alle Systeme auf Windows Server 2022, Alt-Server abgeschaltet
- STARFACE-Telefonanlage statt Alt-System – virtualisiert, mit Yealink-Telefonen, Rufnummern und Erreichbarkeit ohne Unterbrechung übernommen
- Backup mit Veeam auf zwei NAS plus externer Sicherung, Wiederherstellung getestet, zentral durch unsere Techniker überwacht – dazu ein eigenes Microsoft-365-Backup
- Sophos-XGS-Firewall, getrennte Netze, Multifaktor-Anmeldung, E-Mail-Sicherheit, G DATA Managed Endpoint Security auf allen Geräten
- Die Wissensdatenbank in ChatGPT – automatisch aktuell, per Rechteverwaltung für berechtigte Mitarbeitende direkt im Chat abfragbar
- Externer Datenschutzbeauftragter und externer Informationssicherheitsbeauftragter aus einer Hand – auf dem Weg zur ISO 27001
Eingesetzte Leistungen
Ihr Firmenwissen
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Ob erst die Infrastruktur in Ordnung muss oder die Basis schon steht und nur die KI fehlt – wir schauen uns an, wo Sie stehen, und gehen es in Etappen an. Rufen Sie uns an: +49 741 3485430.
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